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Lidar com as entradas e saídas de caixa é uma das principais atividades no dia a dia das empresas, por isso, ter processos bem estabelecidos sobre a gestão de notas fiscais eletrônicas é essencial para qualquer negócio. A verdade é que sem uma organização documental adequada, fica fácil se perder nas obrigações fiscais.
Nas micro e pequenas empresas, é comum que o empreendedor assuma a responsabilidade pelo controle de documentos fiscais, como notas, recibos, boletos, entre outros. Essa tarefa, por si só, acaba sendo onerosa, uma vez que o empreendedor acaba gerenciando todos os setores da empresa ao mesmo tempo.
Em médias e grandes empresas, normalmente os setores administrativos e financeiros assumem a gestão de notas fiscais e de outros documentos. No entanto, mesmo nesses casos, a ausência de processos claros e eficientes pode resultar em erros manuais que dificultam o cumprimento das obrigações fiscais.
Quer descobrir como aprimorar a gestão de notas fiscais eletrônicas da sua empresa e ainda otimizar o tempo das sua equipe? Continue a leitura!
O que é nota fiscal?
A nota fiscal é um documento físico ou digital que formaliza e regulariza a venda de produtos e serviços. Para o cliente, o documento é essencial como comprovante de compra ou para fins de troca, devolução e garantia. Para as empresas, a emissão da nota fiscal é essencial para manter a conformidade fiscal.
Todo empreendedor que possui um CNPJ deve compreender a importância da emissão de nota fiscal em todas as vendas ou prestação de serviços. Anteriormente, era frequente a emissão desses documentos em blocos de papel, mas atualmente a obrigatoriedade para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica prevalece na maioria dos casos.
Hoje, a nota fiscal eletrônica é o documento mais utilizado pelos empreendedores brasileiros e também é de suma importância nas transações entre empresas e clientes. Além disso, o documento digital oferece maior facilidade na emissão e também nos processos de gestão contábil e tributária de uma empresa.
Por que é necessário armazenar notas fiscais?
Qualquer empresa, e até mesmo microempreendedores individuais (MEIs), precisam armazenar notas fiscais por até 5 anos após sua emissão. Essa é uma exigência da maioria dos estados brasileiros e prefeituras, por diversas razões como: comprovação de transações, auditorias e fiscalizações, histórico financeiro, obrigações fiscais e outras.
As notas fiscais eletrônicas devem ser armazenadas em formato XML e não precisam ser impressas em nenhum momento para fins de gestão contábil. Apesar de os órgãos públicos terem ciência sobre todas as notas emitidas, a responsabilidade de armazená-las é da própria empresa.
Agora, imagine a complexidade de armazenar uma enorme quantidade de notas em pastas e manter o controle desses documentos por meio de planilhas. As chances de ocorrerem erros manuais nesses casos são significativas, além da possibilidade de sua equipe esquecer de preencher planilhas ou perder dados essenciais.
Essa falta de organização pode gerar sérios problemas na gestão contábil de uma empresa e comprometer sua conformidade fiscal. Portanto, continue a leitura e descubra como fazer uma gestão eficiente de notas fiscais!
7 dicas para tornar a gestão de notas fiscais mais eficiente
A gestão de notas fiscais de qualquer empresa pode se tornar mais eficiente com a integração de dados e automação de processos. Isso requer o abandono de processos manuais e desatualizados, além do investimento em soluções tecnológicas que permitam uma gestão mais eficiente, especialmente no que diz respeito a documentos fiscais.
Aqui estão algumas mudanças que você pode implementar a fim de melhorar a gestão de notas fiscais do seu negócio:
- Utilize um software de gestão: Investir em um bom software de gestão financeira e fiscal irá automatizar muito dos processos relacionados às notas fiscais, como a padronização, o armazenamento e o controle.
- Padronize procedimentos: Estabeleça processos padronizados para a emissão e o armazenamento de notas finais. Isso ajuda a reduzir erros e facilita a organização de documentos fiscais.
- Ofereça treinamento à sua equipe: Capacite sua equipe administrativa ou de contabilidade para lidar adequadamente com a emissão e o controle de notas fiscais. Isso inclui o conhecimento das leis fiscais pertinentes e o uso correto do software de gestão escolhido.
- Centralize a informação: Faça com que todas as informações relacionadas às notas fiscais fiquem em um único sistema ou local. Isso facilitará o acesso e a consulta de documentos quando necessário.
- Automatize processos: Usufrua da automação para simplificar processos repetitivos, como o envio de notas fiscais aos clientes e a geração de relatórios fiscais.
- Faça auditorias internas: Lembre-se de realizar auditorias internas periodicamente para garantir que os procedimentos estejam sendo seguidos corretamente e que não haja erros ou inconsistências nos registros de documentos fiscais.
- Mantenha-se atualizado: Esteja sempre atualizado em relação às mudanças na legislação fiscal e tributária. Isso evita problemas futuros relacionados à conformidade fiscal do seu negócio.
Essas são algumas das sugestões para tornar a gestão de notas fiscais mais eficiente e garantir o bom funcionamento dos processos fiscais da sua empresa. Agora, entenda quais os benefícios de ter uma gestão eficiente de documentos fiscais.
Benefícios de uma gestão eficiente de notas fiscais
Manter uma gestão eficiente de notas fiscais traz uma série de benefícios para qualquer negócio, e não apenas atende às obrigações fiscais, mas também contribui para o sucesso e a sustentabilidade financeira da empresa, fortalecendo a reputação da marca no mercado.
Ainda não está convencido de que realmente vale a pena investir em melhorias na gestão de notas fiscais do seu negócio? Confira abaixo alguns dos benefícios que podem agregar ainda mais valor ao seu empreendimento:
- Uma gestão eficiente de notas fiscais pode ajudar a garantir que a sua empresa esteja em conformidade com todas as obrigações fiscais, evitando multas e penalidades por erros ou atrasos na emissão ou armazenamento das notas.
- Com processos automatizados e padronizados, haverá uma redução significativa de erros humanos nos processos de gestão de notas fiscais, especialmente no que diz respeito ao armazenamento e controle de notas, melhorando a precisão das informações e evitando retrabalhos.
- Tendo acesso à informações precisas e bem organizadas, a empresa pode realizar análises mais detalhadas e precisas sobre suas operações financeiras, identificando oportunidades de melhoria e otimização, bem como usufruir dos dados para obtenção de processo para ressarcimento e/ou restituição de tributos
Nesse ponto, uma solução tecnológica como o Systax DFE entra em cena. Nossa ferramenta automatiza os processos de gestão, guarda e auditoria de documentos fiscais eletrônicos, proporcionando maior eficiência e segurança às suas equipes.
Importante destacar que a solução Systax DFE realiza a validação cadastral do fornecedor junto aos órgãos fazendários, de modo a arquivar o processo de consulta onde verificará sua idoneidade.
Essa consulta e comprovação é fundamental como meio de prova de licitude, de modo a constatar a boa fé do contribuinte na aquisição e no aproveitamento de créditos tributários.
Ademais, nossa solução realiza a validação tributária dos dados informados no documento fiscal, indicando possíveis inconsistências antes do registro do documento fiscal na empresa, permitindo ajustes em tempo hábil.
O armazenamento dos documentos é feito pelo prazo decadencial (5 anos ou mais) e você ainda consegue fazer a recuperação de arquivos XML sem a necessidade de manifestação do destinatário.
Faça a gestão de notas fiscais eletrônicas de forma simples e automatizada!
Quer entender melhor sobre a nossa solução? Solicite agora mesmo uma demonstração gratuita para suas equipes entrando em contato com nosso time.
Descubra como a ferramenta Systax DFE pode facilitar a gestão de notas fiscais da sua empresa e automatizar processos!